Zpracovatelské podmínky

1. Účel dokumentu

Tyto zpracovatelské podmínky upravují zpracování osobních údajů při používání Squizzy školou, firmou nebo jinou organizací (dále jen „Správce“). Pavel Trnavský, IČO 21224242, se sídlem Na Kotli 894/16, 500 09 Hradec Králové – Nový Hradec Králové, vystupuje v rozsahu údajů vložených Správcem jako zpracovatel (dále jen „Zpracovatel“).

Podmínky tvoří součást smluvního vztahu mezi Správcem a Zpracovatelem. Neomezují zpracování, při kterém Zpracovatel sám určuje účely a prostředky, například vedení vlastního zákaznického účtu, fakturace nebo ochrana služby.

2. Předmět a doba zpracování

Zpracovatel zpracovává osobní údaje za účelem provozu kvízů, evidence hráčů a výsledků, poskytování reportů, technické podpory a zabezpečení služby. Zpracování trvá po dobu používání Squizzy Správcem a po nezbytnou dobu potřebnou k bezpečnému odstranění dat a vypořádání požadavků.

3. Povaha zpracování

Zpracování může zahrnovat uložení, uspořádání, zobrazení, vyhledání, přenos, vyhodnocení, omezení a výmaz údajů. Rozsah závisí na tom, jak Správce službu nastaví a jaké údaje do ní vloží.

4. Subjekty a kategorie údajů

Subjekty údajů mohou být zejména zaměstnanci, učitelé, žáci, studenti, účastníci školení a další hráči pozvaní Správcem.

Zpracovávané údaje mohou zahrnovat zvolené jméno nebo přezdívku hráče, odpovědi, časy odpovědí, bodové hodnocení, pořadí, technický identifikátor připojení a případný osobní údaj vložený Správcem do obsahu kvízu.

Služba není určena ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů. Správce je nesmí do Squizzy vkládat bez předchozí písemné dohody se Zpracovatelem.

5. Pokyny Správce

Zpracovatel zpracovává údaje pouze podle doložených pokynů Správce, které vyplývají ze smlouvy, těchto podmínek a použití funkcí aplikace. Pokud by pokyn podle názoru Zpracovatele porušoval právní předpisy, upozorní na to Správce a může jeho provedení pozastavit.

6. Povinnosti Správce

• zajistit právní základ zpracování a splnit informační povinnost vůči hráčům;
• vkládat pouze údaje přiměřené účelu a používat přezdívky, kdykoli není skutečné jméno nutné;
• spravovat přístupy uživatelů své organizace a bez prodlení deaktivovat nepotřebné účty;
• nevkládat osobní, důvěrné ani citlivé údaje do AI funkcí;
• oznámit Zpracovateli bezpečnostní problém související se službou.

7. Povinnosti Zpracovatele

• zpracovávat údaje pouze v dohodnutém rozsahu a zachovávat důvěrnost;
• přijmout přiměřená technická a organizační bezpečnostní opatření;
• umožnit přístup pouze osobám, které jej potřebují a jsou vázány mlčenlivostí;
• omezit podpůrný přístup k obsahu zákazníka na nezbytné případy, režim pouze pro čtení a auditovat důvod, rozsah a čas takového přístupu;
• pomáhat Správci přiměřeně při vyřizování práv subjektů údajů a plnění povinností týkajících se bezpečnosti;
• bez zbytečného odkladu informovat Správce o potvrzeném porušení zabezpečení týkajícím se jeho údajů;
• po skončení služby údaje podle volby Správce odstranit nebo vrátit, nebrání-li tomu právní povinnost.

8. Bezpečnostní opatření

Opatření zahrnují zejména šifrovaný přenos přes HTTPS, hashování hesel, řízení přístupů podle rolí a organizací, databázová omezení, aktualizaci aplikace, logování chyb, auditovaný podpůrný přístup pouze pro čtení a omezení přístupu k serveru.

9. Další zpracovatelé

Správce uděluje obecné oprávnění zapojit další zpracovatele nezbytné pro provoz služby. Aktuálně jde zejména o:

• OVHcloud – serverová a databázová infrastruktura v Polsku;
• poskytovatele provozních e-mailových služeb v rozsahu, v jakém e-mail obsahuje svěřené údaje;
• Google Gemini pouze tehdy, pokud Správce vědomě použije AI funkci s obsahem, který obsahuje osobní údaje.

O podstatné změně dalšího zpracovatele bude Správce informován vhodným způsobem. Má-li proti změně odůvodněnou námitku, může ji oznámit na info@squizzy.cz.

10. Předávání do třetích zemí

Primární server a databáze jsou umístěny v Evropské unii. Pokud zapojený globální dodavatel zpracovává údaje mimo EHP, Zpracovatel zajistí, aby se předávání opíralo o odpovídající právní mechanismus poskytovaný tímto dodavatelem.

11. Součinnost a kontrola

Zpracovatel poskytne Správci informace rozumně potřebné k doložení plnění těchto podmínek. Případná kontrola musí být předem dohodnuta, nesmí nepřiměřeně narušit provoz služby ani ohrozit údaje jiných zákazníků. Náklady mimořádné součinnosti může Zpracovatel po předchozí dohodě účtovat.

12. Kontakt a závěrečná ustanovení

Požadavky týkající se zpracování údajů zasílejte na info@squizzy.cz. Tyto podmínky se použijí společně s obchodními podmínkami a zásadami ochrany osobních údajů.